【2024】影印機租賃買斷5大關鍵，找到最理想影印機廠商 !
許多企業及政府機關重要公文及文件仍需要用印簽署，因此「 影印機租賃買斷 」是許多企業組織的考慮方向之一。然而，影印機品牌及影印機租賃公司也不少，因此影印機租賃買斷評估上並不容易。
在這篇文章中，我們將提供2024年影印機租賃評估上的5大關鍵、影印機買斷與影印機租賃比較、影印機租賃費用參考、推薦適合租賃買斷的影印機機型、及影印機租賃推薦的3大優點。
在這篇文章中，我們將提供2024年影印機租賃評估上的5大關鍵、影印機買斷與影印機租賃比較、影印機租賃費用參考、推薦適合租賃買斷的影印機機型、及影印機租賃推薦的3大優點。
( 文章更新於 : 2024/09/13 )
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01
Purchaser採購人員
02
Financial Officer財務主管
03
Accountant會計
04
Entreperneaur負責人
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影印機租賃評估
提供最完整影印機租賃結構剖析，了解影印機租賃細節。
影印機租賃費用 & 影印機機型
了解影印機租賃費用結構及影印機推薦租賃機型。
影印機買斷 & 影印機租賃比較
比較影印機租賃及影印機買斷，推薦適合的影印機服務及優勢。
| 需求 | 說明 |
|---|---|
| 顏色 | 黑白、彩色 |
| 影印量 | 每月影印量約1000張、3000張、5000張以上 |
| 紙張 | A3紙、厚紙、貼紙 |
| 功能 | 影印、傳真、掃描、無線網路、手機列印......等等 |
| 控管 | 人員列印張數控管 |
| 機型 | 每月印量 | 影印機租賃費用 |
|---|---|---|
| RICOH MP C307 A4 彩色影印機 | 3000張以下 | NT$1500 - $3000 |
| RICOH MP C2504 A3 彩色影印機 | ||
| RICOH IM C3000 A3 彩色影印機 | 3000~6000張 | NT$2000 - $4000 |
| RICOH MP C3504 A3 彩色影印機 | ||
| RICOH MP C6004 A3 彩色影印機 | 6000張以上 | NT$2500 - $6000 |
| RICOH IM C6000 A3 彩色影印機 |
然而，需要留意影印機租賃費用的組成，避免需支付其他費用。以下整理影印機租賃費用結構 :
影印機租賃費用 = 月租費用(或碳粉匣費用) + 超張費用 + 其他費用
1. 月租費用
「 影印機月租費」等同於基本費用，為每個月最低的影印機租賃開銷。而每個月的月租費也會因為附贈的黑白彩色張數及機型的不同，費用有所差異。
例如 : 廠商提供$2000的影印機月租方案，每個月可以影印列印1000張黑白及50張彩色。如果每個月影印超過以上張數，就會有「超張費用」的產生。
例如 : 廠商提供$2000的影印機月租方案，每個月可以影印列印1000張黑白及50張彩色。如果每個月影印超過以上張數，就會有「超張費用」的產生。
2. 超張費用
當印量超過影印機租賃公司每個月提供的張數時，就會有超張費的產生。
超張費用的計算為每個月影印超過可印張數的黑白及彩色金額加總。黑白影印常見的A4超張費用為 $0.2~$0.5，彩色影印的超張費用為$1.5~$5 ; A3的價格為A4的2倍。
超張費用的計算為每個月影印超過可印張數的黑白及彩色金額加總。黑白影印常見的A4超張費用為 $0.2~$0.5，彩色影印的超張費用為$1.5~$5 ; A3的價格為A4的2倍。
| 種類 | 便利商店 | 影印機租賃費用 | 影印店 |
|---|---|---|---|
| A4 黑白影印 | $3 | $0.2~$0.5 | $1 |
| A4 彩色影印 | $10 | $1.5~$5 | $7 |
因此，相比長期到影印店及全家、711影印，選擇影印機租賃可以省下不少費用。
3. 碳粉匣費用
如果選擇的影印機租賃方案月租費$0，那收費方式為收取使用的碳粉匣費用。
常見的收費方式為每年購買4~12支不等的碳粉匣。
如果選擇支付影印機碳粉匣費用方案，需留意平常列印文件的 A4 5% 覆蓋率，這會影響影印機租賃費用的高低及可以列印的張數。
列印文件的 A4 5% 覆蓋率越高，需使用更多的碳粉，相同碳粉量只能列印較少的張數 ; 列印文件的 A4 5% 覆蓋率越低，可以省下更多的碳粉，相同碳粉量可以列印更多的張數。
(延伸閱讀 : 一支碳粉匣可以印幾張 ? 什麼是 A4 5% 覆蓋率 ?)
常見的收費方式為每年購買4~12支不等的碳粉匣。
如果選擇支付影印機碳粉匣費用方案，需留意平常列印文件的 A4 5% 覆蓋率，這會影響影印機租賃費用的高低及可以列印的張數。
列印文件的 A4 5% 覆蓋率越高，需使用更多的碳粉，相同碳粉量只能列印較少的張數 ; 列印文件的 A4 5% 覆蓋率越低，可以省下更多的碳粉，相同碳粉量可以列印更多的張數。
(延伸閱讀 : 一支碳粉匣可以印幾張 ? 什麼是 A4 5% 覆蓋率 ?)
4. 其他費用
部分廠商會在除了以上費用外再收取額外費用，如影印機維修費用、零件耗材費用、搬運費用、及安裝驅動費用。
在簽訂合約時需留意是否以上費用是使用者自行負擔或廠商全額負擔，才不會租來的影印機樣樣都要花錢。
在簽訂合約時需留意是否以上費用是使用者自行負擔或廠商全額負擔，才不會租來的影印機樣樣都要花錢。
| 1-3. 影印機租賃合約
魔鬼藏在細節中，「 影印機租賃合約」是影印機租賃最重要的一環之一。只有充分了解影印機租賃合約書內容，才能確保合約期間內服務順利進行。
以下統整出影印機租賃合約中，最重要的四大重點 : 合約年限、押金、影印機租賃解約費用、維修權責。
1. 合約年限
2. 押金
3. 影印機租賃解約費用
「 影印機租賃解約費用」會在簽約期間內「提出解約」而產生。在影印機租賃合約期間內不租就需要擔負影印機租賃解約費用。
而常見扣繳違約金的方式有以下兩種 :
而常見扣繳違約金的方式有以下兩種 :
-
有押金 : 違約的話多半是從押金內扣除部分金額或全額。
-
無押金 : 須繳清未完成合約月數的月租費作為違約金。
4. 維修權責
只要非人為破壞，耗材零件費及維修保養費用皆為廠商負擔。再好一點的影印機租賃公司也會提供合約期間內所有安裝驅動費用免費。
因此要特別注意機器的維護責任歸屬是哪一方，如耗材費用、零件更換費用、保養費用、及安裝驅動費用等等。
因此要特別注意機器的維護責任歸屬是哪一方，如耗材費用、零件更換費用、保養費用、及安裝驅動費用等等。
| 機型 | 每月印量 |
|---|---|
| RICOH MP C307 A4 彩色影印機 | 3000張以下 |
| RICOH IM C2000 A3 彩色影印機 | |
| RICOH MP C2504 A3 彩色影印機 | |
| RICOH IM C3000 A3 彩色影印機 | 3000~6000張 |
| RICOH MP C3504 A3 彩色影印機 | |
| RICOH MP C6004 A3 彩色影印機 | 6000張以上 |
| RICOH IM C6000 A3 彩色影印機 |
| 機型 | 適用產業 |
|---|---|
| RICOH MP C307 A4 彩色影印機 | 物業管理 辦公室 工作室 房仲業 |
| RICOH IM C2000 A3 彩色影印機 | |
| RICOH MP C2504 A3 彩色影印機 | |
| RICOH IM C3000 A3 彩色影印機 | 事務所 資訊業 政府機關 保險業 中小企業 |
| RICOH MP C3504 A3 彩色影印機 | |
| RICOH MP C6004 A3 彩色影印機 | 廣告行銷 建築設計 中大型企業 |
| RICOH IM C6000 A3 彩色影印機 |
| 機型 | 每月印量 |
|---|---|
| RICOH MP 3555 A3 黑白影印機 | 5000張以下 |
| RICOH MP 6055 A3 黑白影印機 | 5000~10000張 |
| RICOH MP 7503 A3 黑白影印機 | 10000張以上 |
| RICOH MP 9003 A3 黑白影印機 |
| 機型 | 適用產業 |
|---|---|
| RICOH MP 3555 A3 黑白影印機 | 工作室 |
| RICOH MP 6055 A3 黑白影印機 | 補習班 辦公室 |
| RICOH MP 7503 A3 黑白影印機 | 補習班 中大型企業 |
| RICOH MP 9003 A3 黑白影印機 |
2. 全新 & 中古影印機
影印機廠商提供的影印機分為全新機及中古影印機。
一般使用者第一個反應即是中古機不好，容易故障。但其實中古影印機只要經妥善的維修保養，一樣能有低故障率。
而在影印機租賃費用上，全新機的影印機租賃費用是中古機的好幾倍，且合約年限也較長。使用者可以在預算與影印機的新舊間去做權衡比較。
(延伸閱讀 : 理光 RICOH 影印機真的推薦嗎？4 點原因報你知！)
(延伸閱讀 : 辦公室影印機回收，方法流程及費用一次弄懂 !)
一般使用者第一個反應即是中古機不好，容易故障。但其實中古影印機只要經妥善的維修保養，一樣能有低故障率。
而在影印機租賃費用上，全新機的影印機租賃費用是中古機的好幾倍，且合約年限也較長。使用者可以在預算與影印機的新舊間去做權衡比較。
(延伸閱讀 : 理光 RICOH 影印機真的推薦嗎？4 點原因報你知！)
(延伸閱讀 : 辦公室影印機回收，方法流程及費用一次弄懂 !)
3. 影印機節能綠色標章
電費及後續機器的汰舊回收費用也是筆開銷。
在影印機上常見的認證標章為綠色節能環保標章及ENERGY STAR®（能源之星）。
因此，影印機租賃推薦使用有節能環保認證的機型，選擇影印機租賃機型時可以詢問影印機廠商是否有包含以上兩種標章。
在影印機上常見的認證標章為綠色節能環保標章及ENERGY STAR®（能源之星）。
因此，影印機租賃推薦使用有節能環保認證的機型，選擇影印機租賃機型時可以詢問影印機廠商是否有包含以上兩種標章。
綠色節能環保標章環保
低汙染，具備節能減碳標章認證可回收，機體回收率高達 87%
ENERGY STAR®(能源之星)
省電節能，休眠模式省 90% 能源
| 1-5. 影印機租賃公司
為了確保選擇到一間信譽良好的影印機租賃公司，比免不肖廠商，可以將以下有兩點可以納入考量，找到推薦的影印機廠商。
1. 查詢客戶評價與口碑
- 評價與口碑 : 搜尋網路上關於廠商的評價，如 Google商家評論 及 使用者裝機分享 ......等等
- 專業評論 : 尋找是否有專業的論壇或行業組織對廠商的評價。
2. 研究廠商歷史背景
| 考量 | 影印機租賃 | 影印機購買 |
|---|---|---|
| 印量 | 印量 > 1000張 | 印量 < 1000張 |
| 覆蓋率 | 覆蓋率高 | 覆蓋率低 |
| 功能 | 多功能 | 簡易功能 |
| 狀況 | 狀況多，需專人協助 | 狀況少，可自行排除 |
1. 印量
【印量少，影印機購買推薦 ; 印量多，影印機租賃推薦。】
-
月印量<1000張，建議影印機購買，因為影印頻率不高，機器耗材的耗損狀況相對低。
-
月印量>1000張，建議影印機租賃，因為影印機的耗材耗損及故障狀況相對會提高。有專人處理可以替公司減少許多時間及營運成本。
2. A4 5%覆蓋率
【A4 5% 覆蓋率低，影印機購買推薦 ; A4 5% 覆蓋率高，影印機租賃推薦。】
附圖為A4 5%覆蓋率及影印成本的示意圖，可以看到選擇影印機買斷，在 A4 5% 覆蓋率提高的情況下，單影印成本會逐漸提高。因為使用碳粉量提高，碳粉費用是由使用者自行負擔。
而選擇影印機租賃的使用者，在 A4 5 %覆蓋率提高的情況下，也不須支付額外費用，因為影印機租賃期間，碳粉是免費使用。
影印列印的內容為 簡單文字或少量內容，建議可以考慮影印機購買。
影印列印的內容為 圖檔或多文字的內容，建議可以考慮影印機租賃。
3. 影印機功能
【簡單功能，影印機購買推薦 ; 多功能，影印機租賃推薦。】
-
僅需簡單的影印列印功能，因機器簡單、價格低廉，適合選擇影印機購買。
-
需要多功能影印機，視合約內容可向影印機租賃廠商要求多功能機型，而不需要像影印機購買一樣，花費龐大費用購買。
4. 影印機狀況
【狀況少，影印機購買推薦 ; 狀況多，影印機租賃推薦。】
-
影印機購買，維修安裝設定需另外收費。
-
影印機租賃，維修及安裝設定用皆不須另外收費。
(延伸閱讀 : 影印機保養指南，4個關鍵有效延長影印機壽命！)
(如何查詢影印機及印表機IP位址 ? 3步驟馬上找到)
